شغل جذاب و پرچالش منشی‌ گری

 آیا دوست دارید یک شغل داشته باشید که هم درآمد خوبی داشته باشد، از محبوبیت بالایی برخوردار باشد و هم به شما اجازه دهد با افراد مختلف و مهم ارتباط برقرار کنید؟ اگر جواب شما بله است، منشی‌گری گزینه مناسبی برای شما است. منشی‌ گری شغلی است که بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها، دفاتر و … نیازمند آن هستند و به‌عنوان چهره و صدای سازمان عمل می‌کنند. این شغل چالش‌های خود را دارد، اما شامل مزایای زیادی است. در این مقاله قصد داریم به برخی از جنبه‌های منشی‌گری بپردازیم و به شما نشان دهیم که چگونه می‌توانید یک منشی حرفه‌ای باشید.

اگه دوست داری در دوره دوره مسئول دفتری (آنلاین) شرکت کنی روی بنر زیر کیک کن

تعريف شغل منشی‌گری و وظایف و مسئوليت‌های آن

به‌طور کلي، منشي فردی است كه در يك سازمان يا شركت كار مي‌كند و وظيفه دارد كارهاي اداري، تجاري، حسابداري، تلفني و … را انجام دهد. منشي به‌عنوان يك پل ارتباطي بين سازمان و مخاطبان خارجی (مثل مشتريان، تأمين كنندگان، همكاران و …) يا دروني (مثل مديران، كاركنان و …) عمل می‌كند و بايد اطلاعات لازم را دريافت، ثبت، پاسخگويي و انتقال دهد.

 اما منشی‌گری فقط شامل کارهای روتین و ساده نیست. این شغل همچنین دارای چالش‌ها و پیچیدگی‌های خود است. منشی باید با محدودیت زمان، حجم کار، تغییرات ناگهانی، اختلافات نظر، درخواست‌های متعدد و … برخورد کند و با حفظ صبر، خونسردی، خلاقیت و تصمیم‌گیری مناسب، مشکلات را حل کند. منشی همچنین باید با تغییرات فناورانه و نوآورانه همگام باشد و از ابزار و نرم‌افزار‌های جدید استفاده کند.

 پس منشی‌گری یک شغل پرچالش و پرجذابیت است که نیاز به داشتن مجموعه‌ای از مهارت‌های مختلف دارد.

 منشی باید با استفاده از دانش، مهارت و تجربه خود، کارهای زیر را انجام دهد:

 برخي از وظايف و مسئوليت‌هاي يك منشي عبارتند از:

•  پاسخگويي به تلفن‌ها، فكس، ايميل و … و جلب توجه مدير يا كاركنان مورد نظر
•  ساماندهي جلسات، سفرها، روز كاري، قرار ملاقات و … براي مدير يا كاركنان
•  نگارش، تايپ، ترجمه، ويرايش و ارسال نامه‌هاي رسمي، گزارش‌ها، صورت جلسات و … 
•  ثبت، طبقه بندي، بروزرساني و بازيابي اسناد، پرونده‌ها، دفاتر و … به‌صورت الكترونيكي يا كاغذي
•  انجام كارهاي حسابداري مانند صدور فاكتور، پرداخت حقوق، تهيه بودجه و …
•  انجام كارهاي خدماتي مانند استقبال از مهمانان، تهيه چاي و قهوه، تأمين لوازم اداري و …
•  اطلاع رساني در مورد قوانين، دستورالعمل‌ها، سياست‌ها و … به كاركنان يا مخاطبان
•  حل مشكلات يا رفع شكايات كاركنان يا مشتريان در حد توان

 البته این فقط بخشی از وظایف و مسئولیت‌های یک منشی است و بسته به نوع سازمان، شرکت، دفتر و … ممکن است تغییراتی داشته باشد.

مزایا و چالش‌های شغل منشی‌گری

 منشی‌گری یک شغل است که هم مزایا و هم چالش‌های خاص خود را دارد.

مزایا منشی‌ گری:

 برخی از مزایای شغل منشی‌گری عبارتند از:

•  – فرصت یادگیری و توسعه مهارت‌های مختلف در زمینه‌های اداری، ارتباطی، تشريفاتي و …
•  – فرصت برقراري ارتباط با افراد مختلف در سطوح مختلف سازماني يا خارجي
•  – فرصت شناسایي فعاليت‌هاي سازمان يا شركت 
•  – فرصت علاقمندي به شغل خود و احساس رضایت از کار

همچنین مزایای دیگری نیز مانند موارد زیر نیز دارد: 

 درآمد مناسب :

• بسته به نوع سازمان، شرکت، دفتر و …، منشی‌ها می‌توانند حقوق بالایی دریافت کنند. به‌عنوان مثال، بر اساس آمار سال 2022، متوسط حقوق يك منشي در ايران حدود 5 ميليون تومان بوده است، اما با توجه به نوع شرکت، حجم کارهای محوله و بسیاری از فاکتورهای دیگر میزان درآمد یک منشی متفاوت است و میتواند خیلی بالاتر هم برود.

محبوبیت:

• منشی‌ها به‌عنوان چهره و صدای سازمان شناخته می‌شوند و با افراد مختلف و مهم ارتباط برقرار می‌کنند. این باعث می‌شود که منشی‌ها از احترام و اعتبار بالایی برخوردار باشند و رابطه خوبی با همکاران و مشتریان داشته باشند.

فرصت‌های پیشرفت:

• منشی‌ها با یادگیری و ارتقاء مهارت‌های خود، می‌توانند به سمت‌های بالاتر و بهتر در سازمان یا شرکت پیشرفت کنند. به‌عنوان مثال، منشی‌ها می‌توانند به سمت‌های مدیر دفتر، کارشناس ارشد، معاون و … رسیده و حقوق و مسئولیت‌های بیشتری کسب کنند.

 تنوع کار:

• منشی‌گری شغلی است که هر روز کارهای جدید و مختلفی را شامل می‌شود. منشی‌ها با انجام کارهای اداري، تجاري، حسابداري، تلفني و … همواره در حال چالش پذیری و یادگیری هستند. این باعث می‌شود که منشی‌گری یک شغل خسته کننده و تکراري نباشد.

معایب و چالش‌های شغل منشی

شغل منشي‌گري چالش‌هايي را نيز به دنبال دارد. برخي از چالش‌هاي شغل منشي‌گري عبارتند از:

فشار زياد:

• منشي‌ها بايد در زمان كوتاه كارهاي زيادي را انجام دهند و با تقاضاهاي گوناگون كاركنان يا مخاطبان سروكار داشته باشند. اين باعث مي‌شود كه منشي‌ها تحت فشار زياد قرار گيرند و خطر استرس، خستگي، سرخوردگي و … را تجربه كنند.

 نقص اطلاعات:

•  منشي‌ها بايد در جريان تمام اطلاعات لازم درباره سازمان، شركت، دفتر و … باشند و آن‌ها را به‌صورت دقيق و به روز نگه دارند. اما گاهي اوقات ممكن است منشي‌ها از اطلاعات كافي برخوردار نباشند يا اطلاعات نادرست يا منسوخ شده را در اختيار داشته باشند. اين مي‌تواند باعث ايجاد سوء تفاهم، اشتباه، تأخير و … شود.

  تعارض منافع:

•  منشي‌ها گاهي اوقات ممكن است با تعارض منافع بين مدير، كاركنان، مشتريان و … روبرو شوند و نتوانند رضايت همه آن‌ها را جلب کنند. 

 به همین ترتیب، می‌توان گفت که منشی‌گری یک شغل جذاب و پرچالش است که نیاز به توجه و تلاش زیادی دارد. در بخش بعدی، به برخی از مهارت‌های لازم برای شغل منشی‌گری خواهیم پرداخت.

مهارت‌های لازم برای شغل منشی‌گری 

 برای انجام شغل منشی‌گری به صورت حرفه‌ای، نیاز به داشتن مهارت‌های مختلفی است. این مهارت‌ها شامل مهارت‌های ارتباطی، تخصصی، تشریفاتی، زبان انگلیسی و … هستند. در این بخش، به توضیح برخی از این مهارت‌ها خواهیم پرداخت.

  مهارت‌های ارتباطی:

• شامل توانایی برقراری ارتباط موثر، صحیح، روشن و مودبانه با افراد مختلف در سطوح مختلف سازمانی یا خارجی. این مهارت‌ها شامل گوش دادن فعال، صحبت کردن مناسب، نوشتن رسمی و غیر رسمی، خواندن و فهمیدن اسناد و … هستند.

  مهارت‌های تخصصی:

• شامل توانایی انجام کارهای اداری، ارتباطی و تشريفاتي با استفاده از دانش، تجربه و قواعد حرفه‌ای است. این مهارت‌ها شامل ثبت و پيگيري اسناد، تهيه و تنظيم جلسات، سازماندهي و مديريت دفتر و … هستند.
• منشی‌ها باید بتوانند با استفاده از رایانه و نرم افزارهای مختلف کارهای خود را ساده‌تر و سریع‌تر انجام دهند. این شامل استفاده از نرم افزارهای پرکاربرد مانند Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook و …)، نرم افزارهای حسابداری مانند Hamkaran System، نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند Trello، نرم افزارهای ارتباطات گروهی مانند Skype و … است.
• مهارت های حسابداری هم جزوه مهارت های تخصصی این شغل است. منشی‌ها باید بتوانند کارهای حسابداری را به صورت صحیح و به روز انجام دهند. این شامل استفاده از قوانین، دستورالعمل‌ها، سيستم‌ها و … مربوط به حسابداري است. به‌عنوان مثال، منشي‌ها بايد بتوانند فاكتور صادر كنند، حقوق پرداخت كنند، بودجه تهيه كنند، گزارشات مالي توليد كنند و …

  مهارت‌های تشريفاتی:

• شامل توانایی رعایت اصول و قواعد رفتاری، پوششی، زبان بدنی و … در برخورد با افراد مختلف در سطوح مختلف سازمانی یا خارجی است. این مهارت‌ها شامل رعایت احترام، صميميت، خوشرويي، خودداري و … هستند.

 مهارت زبان انگلیسی:

• شامل توانایی استفاده از زبان انگلیسی به صورت شفاهی و کتبی در برقراری ارتباط با افراد غیر فارسی زبان در سطوح مختلف سازمانی یا خارجی است. این مهارت شامل دانستن لغات، گرامر، تلفظ، نگارش و … هستند.

 افزایش فرصت‌های شغلی

• منشي‌هايي كه مهارت زبان انگليسي دارند، مي‌توانند در سازمان‌ها، شركت‌ها، دفاتر و … كه با زبان انگليسي كار مي‌كنند، استخدام شوند و يا به سمت‌هاي بالاتر و بهتر پيشرفت كنند. اين باعث مي‌شود كه منشي‌ها از درآمد و احترام بيشتري برخوردار شوند.

 ارتباط با افراد مختلف:

• منشي‌هايي كه مهارت زبان انگليسي دارند، مي‌توانند با افراد مختلف و از جمله خارجي‌ها، كه زبان انگليسي را بلد هستند، به‌صورت راحت و روان ارتباط برقرار كنند. اين باعث مي‌شود كه منشي‌ها از دانش و تجربه بيشتري بهره مند شوند و رابطه خوبي با طرف مقابل داشته باشند.

راه‌های یادگیری و ارتقاء مهارت‌های منشی‌گری

 برای یادگیری و ارتقاء مهارت‌های منشی‌گری، می‌توانید از راه‌های زیر استفاده کنید:

– دوره‌ها:

• شما مي‌توانيد به دوره‌هاي آموزش منشي گري آکادمی رهتو مراجعه کنید. در اين دوره‌ها شما با جنبه‌هاي مختلف منشي گري آشنا خواهيد شد و تئوري و عمل را ياد خواهيد گرفت.

بهترین کتاب های شغل منشی گری:

• شما می‌توانید به کتاب‌ها با مضمون منشی گری مراجعه کنید. در این کتاب‌ها شما با اصول، قواعد، نکات و مثال‌های مربوط به منشی گری آشنا خواهید شد و می‌توانید دانش و تجربه خود را افزایش دهید. برخی از کتاب‌های پیشنهادی عبارتند از:

کتاب منشی گری حرفه ای:

• این کتاب توسط دکتر محمد رضا زارع نوشته شده است و به بررسی جنبه‌های تاریخی، تئوریک، عملی و روانشناسانه منشی گری می‌پردازد. این کتاب به صورت ساده و روان نوشته شده است و با استفاده از تصاویر، جدول‌ها، نمودارها و … مطالب را توضیح می‌دهد.

کتاب منشی گری مدرن:

• این کتاب توسط الهام حسین زاده نوشته شده است و به بیان مهارت‌های لازم برای منشی گری در دنیای امروز می‌پردازد. این کتاب با استفاده از مثال‌های واقعی، نکات کاربردی، تمرین‌ها و … خواننده را در یادگیری و تقویت مهارت‌های منشی گری راهنمایی می‌کند.

کتاب منشی گری انگليسي:

• این کتاب توسط سید حسین حسین زاده نوشته شده است و به آموزش زبان انگليسي برای منشي گري مي‌پردازد. اين كتاب با استفاده از لغات، عبارات، نامه‌ها، فرم‌ها و … مورد استفاده در منشي گري آشنا خواننده را با زبان انگليسي حرفه اي سازماني مي‌كند.

 بهترین فیلم‌هایی برای شغل منشی:

شما مي‌توانيد به فيلم‌هاي درباره منشي گري كه در سايت‌هاي فيلم يا تلويزيون پخش مي‌شود نگاه كنيد. در اين فيلم‌ها شما با جذابيت، چالش و پيچيدگي شغل منشي گري آشنا خواهيد شد و مي‌توانيد الگو برداري يا الهام بگيريد. برخي از فيلم‌های پيشنهادي عبارتند از:

 – [پذيرش]: این فیلم به کارگردانی پائول وایتز ساخته شده است و داستان چارلز ، یک منشى جذاب و با استعداد را روایت مى‌کند که در چالش با رئیس خود قرار مى‌گیرد. 

– [منشي شيطان]: اين فيلم به كارگرداني ديويد فرنكل ساخته شده است و داستان آندريا ، يك منشي جوان و با استعداد را روايت مي‌كند كه در يك مجله معروف كار مي‌كند. اين فيلم با كمدي و اجتماعي به نقد سطح بالاي صنعت مد و فشارهاي شغلي مي‌پردازد.

بهترین پادکست‌ها برای شغل منشی گری:

• شما مي‌توانيد به پادكست‌هاي درباره منشي گري كه در سايت‌هاي پادكست يا اپليكيشن‌ها قابل دسترس هستند گوش كنيد. در اين پادكست ها شما با نظرات، تجارب، نكات و … مربوط به منشي گري آشنا خواهيد شد و مي توانيد از آن‌ها ياد بگيريد يا الهام بگيريد. برخي از پادكست های پيشنهادي عبارتند از:

 – [منشى حرفه اى]: این پادکست توسط سحر صادقى انجام مى‌شود و به بحث درباره جنبه های حرفه اى منشى گرى مى‌پردازد. در این پادکست، سحر صادقى با منشى های موفق، استادان، کارفرمایان و … گفتگو مى‌کند و نکات، رازها، چالش ها و … را به اشتراک مى‌گذارد.

– [منشى خلاق]: این پادکست توسط فائزه جعفرى انجام مى‌شود و به بحث درباره جنبه های خلاق منشى گرى مى‌پردازد. در این پادکست، فائزه جعفرى با منشى‌های خلاق، نوآور، کارآفرین و … گفتگو مى‌کند و راهکارها، ایده ها، پروژه ها و … را به اشتراک مى‌گذارد.

– [منشى موفق]: این پادکست توسط محمد حسینی انجام مى‌شود و به بحث درباره جنبه های موفق منشى گرى مى‌پردازد. در این پادکست، محمد حسینی با منشى‌های موفق، برجسته، الگویی و … گفتگو مى‌کند و تجارب، داستان‌ها، نصایح و … را به اشتراک مى‌گذارد.

نکات حرفه ای برای شغل منشی‌گری

 برای شغل منشی‌گری، باید نکات حرفه ای زیر را رعایت کنید:

 – برخورد با مدیر:

• شما باید با مدیر خود رابطه ای صمیمی، اما حرفه ای داشته باشید. شما باید نیازها، انتظارات، سبک کاری و … مدیر خود را بشناسید و با توجه به آن عمل کنید. شما باید به مدیر خود اعتماد کنید و از او حمایت بخواهید. شما باید با مدیر خود ارتباط باز و صادقانه داشته باشید و در صورت داشتن هر گونه سوال، پیشنهاد، نظر یا انتقاد، آن را با احترام و منطق بیان کنید.

 – برخورد با همکاران:

• شما باید با همکاران خود رابطه ای دوستانه، اما حرفه ای داشته باشید. شما باید با همکاران خود همکاری کنید و در صورت لزوم کمک یا درخواست کمک کنید. شما باید به همکاران خود احترام بگذارید و از آن‌ها قدردانی کنید. شما باید با همکاران خود ارتباط مؤثر و مودبانه داشته باشید و در صورت داشتن هر گونه سوال، پیشنهاد، نظر یا انتقاد، آن را با احترام و منطق بیان کنید.

 – برخورد با مشتریان:

• شما باید با مشتریان خود رابطه‌ای گرم، اما حرفه ای داشته باشید. شما باید به نیازها، درخواست‌ها، شکایات و … مشتریان خود توجه کنید و با توجه به قوانین و سیاست‌های سازمان یا شرکت، به آن‌ها پاسخ دهید. شما باید با مشتریان خود احترام بگذارید و از آن‌ها قدردانی کنید. شما باید با مشتریان خود ارتباط خوشرو و مودبانه داشته باشید و در صورت داشتن هر گونه سوال، پیشنهاد، نظر یا انتقاد، آن را با احترام و منطق بیان کنید.

نحوه یافتن شغل منشی‌گری

 برای یافتن شغل منشی‌گری، می‌توانید از راه‌های زیر استفاده کنید:

 – جستجو در سایت‌های استخدام:

• شما مي‌توانيد در سايت‌هاي استخدام مثل سایت رهتو جاب و یا [کاریرا] يا [کارجو] به جستجوي فرصت‌هاي شغلي منشي گري بپردازيد. 

 – نوشتن رزومه:

• شما باید یک رزومه حرفه ای و جذاب برای خود تهیه کنید که مهارت‌ها، تجارب، تحصیلات و … شما را به خوبی نشان دهد. شما باید رزومه خود را با توجه به شغل مورد نظر تنظیم کنید و از اطلاعات غیر ضروری یا نامربوط خودداری کنید. شما باید رزومه خود را به صورت رسمی و قابل فهم بنویسید و از اشتباهات نگارشی یا تایپی جلوگیری کنید.

 – شرکت در مصاحبه:

• شما باید برای شرکت در مصاحبه آماده باشید و با اعتماد به نفس و حرفه ای باشید. شما باید درباره سازمان یا شرکت مورد نظر تحقیق کنید و با فعالیت‌ها، اهداف، فلسفه و … آن آشنا باشید. شما باید به سؤالات مصاحب کننده با صداقت و منطق پاسخ دهید و در صورت لزوم سؤالات خود را بپرسید. شما باید در مصاحبه حضور ذهن، خلاقیت، تصمیم گیری و … خود را رعایت کنید.

سخن آخر

شغل منشی گری، در صورت داشتن تحصیلات و انگیزه‌ی مناسب، می‌تواند مسیر پیشرفت حرفه‌ای را در مشاغل اداری و مدیریتی و حتی مشاغل تخصصی، برای شما هموار سازد.

ادارات دولتی، سازمان‌های تجاری بزرگ و دفاتر خدماتی کوچک، برای انجام امور اداری روزمره‌ی خود به منشی‌ها نیاز دارند. منشی‌ها با انجام کارهایی مثل مکاتبات اداری و برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات، شرایط برای اینکه پرسنل سازمان‌‌ها، روی وظایف تخصصی خود تمرکز کنند، فرآهم می‌آورند.

سوالات متداول:

تعريف شغل منشي‌گري و وظایف و مسئوليت‌های آن

به‌طور کلي، منشي فردی است كه در يك سازمان يا شركت كار مي‌كند و وظيفه دارد كارهاي اداري، تجاري، حسابداري، تلفني و … را انجام دهد. منشي به‌عنوان يك پل ارتباطي بين سازمان و مخاطبان خارجی (مثل مشتريان، تأمين كنندگان، همكاران و …) يا دروني (مثل مديران، كاركنان و …) عمل می‌كند و بايد اطلاعات لازم را دريافت، ثبت، پاسخگويي و انتقال دهد.

مهم ترین مهارت‌های لازم برای شغل منشی‌گری 

•  – مهارت‌های ارتباطی
•  – مهارت‌های تخصصی
•  – مهارت‌های تشريفاتی

برخی مزایا شغل منشی گری:

•  – محبوبیت
•  – فرصت‌های پیشرفت
•  – تنوع کار

برخی معایب و چالش‌های شغل منشی گری

• – فشار زياد
•  – نقص اطلاعات
•  – تعارض منافع

راه‌های یادگیری و ارتقاء مهارت‌های منشی‌گری

 برای یادگیری و ارتقاء مهارت‌های منشی‌گری، می‌توانید از راه‌های زیر استفاده کنید:

– دوره‌ها: شما مي‌توانيد به دوره‌هاي آموزش منشي گري آکادمی رهتو مراجعه کنید. در اين دوره‌ها شما با جنبه‌هاي مختلف منشي گري آشنا خواهيد شد و تئوري و عمل را ياد خواهيد گرفت.

-سایت‌ها: برخی سایت‌های آموزشی برای یادگیری مهارت‌های منشی گری مناسب‌اند. یکی این سایت‌ها عبارتند از: