مسئول دفتر یکی از شغل‌های پرطرفدار و پرچالش در زمینه کارهای اداری است. این شخص نقش مهمی در هماهنگی، برنامه‌ریزی و اجرای امور مدیریت و سازمان دارد. به عبارت دیگر، منشی حکم آچار فرانسه را برای مدیر ایفا می‌کند. از طرف دیگر، این شغل نیاز به توانایی‌ها و مهارت‌های خاصی دارد که باید در طول زمان تقویت و به روز شوند. در این مقاله، به برخی از نکات کلیدی برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر حرفه‌ای خواهیم پرداخت.
اگه دوست داری در دوره دوره مسئول دفتری (آنلاین) شرکت کنی روی بنر زیر کیک کن
آشنایی با شغل مسئول دفتری
قبل از هر چیز، باید با شغل منشی گری و وظایف آن آشنا شویم. مسئول دفتر یا همون منشی شخصی است که مستقیما زیر نظر مدیر یا مدیرعامل فعالیت می‌کند و مسئولیت های هماهنگی و برنامه ریزی انجام امور مرتبط با مدیریت را برعهده دارد. برخی از وظایف اصلی و فرعی مسئول دفتر عبارتند از:
- تلاش در جهت برآورده‌سازی خط‌مشی و اهداف سازمان
- پاسخگویی به تلفن‌ها در کمترین زمان ممکن
- تنظیم قرار ملاقات‌ها مسئول مافوق
- ارائه گزارشات مورد نیاز به مدیریت
- ارسال دستورات مدیریت به واحدها به صورت کتبی یا شفاهی
- پیگیری اجرای دستورات مدیریت
- انجام بایگانی‌های مستندات و سوابق مرتبط در واحد
- کنترل ایمیل شرکت یا واحد سازمانی به صورت روزانه و پیگیری جهت پاسخ به آن‌ها
- نگهداری از تجهیزات و نرم‌افزارهای کاربردی
- همکاری با سایر واحدهای سازمان در امور مشترک
- انجام کارهای دفتری روتین مانند تایپ، فکس، فتوکپی، پرونده‌بندی و غیره
توانایی‌ها و مهارت‌های لازم برای یک مسئول دفتر
برای انجام شغل مسئول دفتر، باید توانایی‌ها و مهارت‌های خاصی را داشته باشید. بعضی از این توانایی‌ها و مهارت‌ها عبارتند از:
- توانایی برقراری ارتباط موثر با سایر افراد، چه درون سازمان و چه برون سازمان
- توانایی حل مسئله، تصمیم‌گیری، منطق‌بندی و خلاقیت
- توانایی سازمان‌دهی، برنامه‌ريزي، زمان‌بندي و پيگيري کارها
- توانایی کار گروهي، همکاري، همفکري و همدلي با سایر اعضای تيم
- توانایي نگارش مناسب، رسمي، قابل فهم و بدون خطا ( انجام مکاتبات اداری)
- توانایي رعایت اصول اخلاق حرفه‌ای، احترام، صداقت، امانت‌داری و مسئولیت‌پذیری
- توانایي تحمل فشار کاری، استرس و تغییرات محیط کار
- توانایي یادگیری مداوم و به روز رسانی دانش و مهارت‌ها
مهارت های تخصصی این شغل عبارتند از :
- آشنایی با زبان انگلیسی
- تسلط بر نرم افزارهای office و سایر نرم افزار های تهیه داده و گزارش
- توانایی انجام مکاتبات اداری
- ویژگی های فردی متناسب با شغل مسئول دفتری
- رفتار محترمانه
- رازداری و حفظ اسرار مدیر عامل و شرکت
- وقت شناسی و انضباط
- حضورذهن
- تعهد در انجام کارها
- صبر و شکیبایی
چالش‌ها و فرصت‌های شغلی مسئول دفتر
شغل مسئول دفتر همچون سایر شغل‌ها، چالش‌ها و فرصت‌های خود را دارد. بعضی از این چالش‌ها و فرصت‌ها عبارتند از:
چالش ها شغلی مسئول دفتر:
- بالابودن حجم کار و مسئولیت‌ها
- نیاز به هماهنگی با سایر واحدها و افراد
- نیاز به دنبال کردن تغییرات فناوری و نرم‌افزارها
- نیاز به حضور در ساعات غیر کاری برای پاسخگویی به امور فوری
فرصت‌های شغلی مسئول دفتر
- افزایش دانش و مهارت فنی
- افزایش شبکه ارتباطی و روابط عمومی
- افزایش تجربه و سطح حرفه‌ای
- افزایش درآمد و پاداش
نکات تکنیکی و عملی برای بهبود عملکرد مسئول دفتر
برای بهبود عملکرد مسئول دفتر، می‌توانید از برخی نکات تکنیکی و عملی استفاده کنید. بعضي از اين نکات عبارتند از:
- استفاده از روش‌های مدیریت زمان، مانند تقسيم کار به قسمت‌های کوچک، تعيين اولويت‌بندي کارها، استفاده از تقويم و یادداشت‌برداري
- استفاده از روش‌های کاهش استرس، مانند تنفس عميق، ورزش، استراحت مناسب، صحبت با دوستان و خانواده
- استفاده از روش‌های بهبود ارتباط، مانند شنيدن فعال، صحبت کردن با لحن مناسب، استفاده از زبان بدن، ارائه بازخورد مثبت و منفی
- استفاده از روش‌های افزایش خلاقیت، مانند تغییر دیدگاه، انجام فعالیت‌های هنری، خواندن کتاب‌های متنوع، حل مسئله با روش‌های جدید
- استفاده از روش‌های یادگیری مداوم، مانند شرکت در دوره‌های آموزشی، خواندن مقالات و کتاب‌های روز، دنبال کردن پادکست‌ها و وبینارها، عضویت در گروه‌ها و انجمن‌های حرفه‌ای
راهنمای جامع برای آموزش و استخدام مسئول دفتر
اگر قصد دارید به عنوان یک مسئول دفتر شروع به کار کنید یا به دنبال ارتقاء شغلی هستید، باید به برخی نکات در مورد آموزش و استخدام مسئول دفتر توجه کنید. بعضي از اين نکات عبارتند از:
– آموزش: برای شغل مسئول دفتر، حداقل مدرک تحصيلي ليسانس در رشته‌های مرتبط با مديريت، حسابداري، حقوق، روابط عمومي و غيره لازم است. همچنین، گواهینامه‌ها و دوره‌های آموزشی در زمینه کاربرد نرم‌افزارهای رایانه‌ای، زبان خارجی، مديريت زمان و استرس، ارتباطات و همکاری گروهی و غیره می‌توانند امتیازات اضافی باشند.
– استخدام: برای پیدا کردن شغل مسئول دفتر، می‌توانید از منابع مختلفی استفاده کنید. بعضی از این منابع عبارتند از: سایت‌های کاریابی و استخدامی، روزنامه‌ها و مجلات، شبکه‌های اجتماعی، سازمان‌ها و نهادهای حرفه‌ای، دوستان و آشنایان. همچنین، برای جذب توجه کارفرمایان، باید رزومه و نامه تقاضای خود را به صورت حرفه‌ای و جذاب تنظيم کنید. در این رابطه، می‌توانید از نمونه‌ها و راهنما‌های موجود در اینترنت یا از خدمات مشاوره حرفه‌ای استفاده کنید.
– آزمون: برای استخدام در بعضی از سازمان‌ها و شرکت‌ها، باید از آزمون‌های تخصصی و عمومی عبور کنید. این آزمون‌ها می‌توانند شامل سؤالات چندگزینه‌ای، تشریحی، تست هوش، شخصیت و رفتار و غیره باشند. برای آمادگی بهتر برای این آزمون‌ها، می‌توانید از منابع آموزشی یا نمونه سؤالات استفاده کنید.
– مصاحبه: برای قبولی در شغل مسئول دفتر، باید در مصاحبه با کارفرما یا نماینده آن موفق عمل کنید. در این مرحله، باید نشان دهید که چرا شما بهترین نامزد برای این شغل هستید. برای این منظور، باید به سؤالات مطرح شده با صداقت، اعتماد به نفس و منطق پاسخ دهید. همچنین، باید به لباس‌پوشیدن مناسب، رعایت اصول ادب و تشکر از مصاحب کننده توجه کنید. برای کسب تجربه و دانش بیشتر در مورد مصاحبه، می‌توانید از راهنما‌ها یا فیلم‌ها استفاده کنید.
– آموزش و استخدام: در این رابطه، می‌توانید از نمونه‌ها و راهنما‌های موجود در اینترنت یا کتاب‌های مربوط به نوشتن رزومه و نامه تقاضا استفاده کنید. همچنین، برای آمادگی برای مصاحبه شغلی، باید به سوالات رایج و خاص شغل مسئول دفتر پاسخ دهید. در این زمینه، می‌توانید از منابعی مانند [دانلود نمونه سوال مسئول دفتری با جواب (مصاحبه، استخدامی) pdf] یا [سوالات مصاحبه شغلی مسئول دفتر] کمک بگیرید.
سوالات متداول
شغل مسئول دفتری برای چه کسانی مناسب است؟
- این شغل به علت داشتن کار زیاد با مدیر عامل و افراد دیگر در مجموعه همچنین به علت داشتن ارتباط بالا با ارباب رجوع، اصولا تیپ های شخصیتی برونگرا، کنترل گر ، ملاحظه کننده ، صبور و افراد با روحیه کار گروهی مناسب این شغل هستند.
محیط های کاری برای یک مسئول دفتر به چه صورت است؟
- محیط های کاری این شغل بیشتر در دفاتر مختلف است اما با توجه به مهارت هایی که یک منشی دارد، در مطب ها، محیط های بیمارستانی ، محیط های آموزشی، شرکت ها و …. از محیط های کاری یک مسئول دتر به حساب می آید همچنین میتواند در بخش های مالی و حسابداری نیز مشغول به کار شود.
میزان حقوق شغل مسئول دفتری چه میزان است ؟
- حقوق مسئول دفتر به سطح تجربه و دانش فرد و همچنین مسئولیت هایی که در این باره به عهده دارد متفاوت است همچنین به ابعاد شرکت و شناخته بودن آن نیز مرتبط است. اما به طور کلی پایه حقوق مسئول دفتر کمتر از حقوق وزارت کار نیست و در مواردی باتوجه به صلاحدید شرکت و سطح تجربه فرد به مبالغ بالاتری افزایش میابد.
سطح تحصیلات شغل مسئول دفتر باید تا چه حدی باشد؟
- رشته تحصیلی و یا سطح خاصی از تحصیلات برای احراز این شغل مطرح نیست. البته اگر شرکت احتیاج به یک مسئول دفتر با علوم حسابداری و یا مدیریت باشد در نتیجه فارغ التحصیلان رشته های حسابداری ، مدیریت و حتی روانشناسی به علت نزدیک بودن مهارت ها و دانش لازم در اولویت هستند.
البته گذارندن دوره مسئول دفتری به همراه نرم افزارهای پرکاربردمانند Office مزیت بالایی در استخدام افراد به عنوان مسئول دفتر محسوب میشود.
سخن آخر
در این مقاله، به برخی از نکات کلیدی برای تبدیل شدن به یک مسئول دفتر حرفه‌ای پرداختیم. این نکات عبارتند از:
- – آشنایی با شغل مسئول دفتر و وظایف آن
- – توانایی‌ها و مهارت‌های لازم برای یک مسئول دفتر
- – چالش‌ها و فرصت‌های شغلی مسئول دفتر
- – نکات تکنیکی و عملی برای بهبود عملکرد مسئول دفتر
- – راهنمای جامع برای آموزش و استخدام مسئول دفتر
با توجه به نیاز های شغل مسئول دفتر اگر فردی مهارت های لازم و توانایی مدیریت کارها را داشته باشد و از نظر ویژگی های شخصیتی نیز متناسب با این کار باشد، گزینه خوبی برای ورود به بازار کار است.
امیدواریم که این مقاله برای شما مفید و کاربردی باشد. اگر سوال یا نظری دارید، لطفا در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید. همچنین، اگر از این مقاله خوشتان آمده است، آن را با دوستان خود به اشتراک بگذارید.
با تشکر از همراهی شما.
