بهترین نرم افزارهای منابع انسانی

از فرایند استخدام تا حضور کارکنان و زمان‌بندی گرفته تا رعایت حقوق کارکنان و کارفرمایان، سیستم‌های منابع انسانی می‌توانند با فناوری مناسب هر بخش کار خود را داشته باشند. به‌غیراز همه اینها برای هر بخش و شرکت و هر مرتبه‌ای وجود فناوری مهم و از مباحث ضروری برای هر مبحث است. اگر یک کارمند درمورد روزهای تعطیل یا مزایای خود بپرسد یا بخواهد یک برگه حقوقی از یک کارمند قدیمی تر را چک کند چطور؟

همه چیز به ویژگی اتوماسیون سیستم‌های مدیریت منابع انسانی برمی‌گردد که مزیت رقابتی آن باعث می‌شود  مدیریت نیروی کار با وجود در یک پلتفرم اصلی نرم‌افزار منابع انسانی که به طیف گسترده‌ای از وظایف اداری و روزانه منابع انسانی کمک می‌کند به آسان‌تر شدن امور در این باره نیز کمک‌کننده باشد.

نرم‌افزار مبتنی بر فضای ابری که گردش کار منابع انسانی را برای بخش مدیران و کارکنان در این زمینه آسان‌تر می‌کند‌، به بخشی ضروری از هر کسب‌وکار تبدیل شده است. این ابزارها به‌تنهایی کمک می‌کنند:

• کاهش تنگناهای احتمالی در جریان کار
•  افزایش کارایی
• بهبود عملکرد کارکنان
• ردیابی توسعه کارکنان از طریق پورتال کارمند
•  بررسی عملکرد کارکنان
•  افزایش تجربه کارمندان

اگر می‌خواهید با میلیون‌ها شرکت دیگر که از نرم‌افزارهای منابع انسانی استفاده می‌کنند اشتراک داشته باشید، اما نمی‌دانید کدام یک را انتخاب کنید. مقاله زیر درباره نرم‌افزارهای مختلف در این زمینه بخوانید:

اما قبل از شروع، باید دید نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی چیست و چه کاری انجام می‌دهد:

نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی یا سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS) یا سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یک راه‌حل دیجیتالی است که چندین سیستم و فرایند را برای مدیریت و بهینه‌سازی وظایف روزانه منابع انسانی و اهداف کلی منابع انسانی یک سازمان معین ترکیب می‌کند ‌. با استفاده از نرم‌افزار مناسب،  می‌توانید در زمان و انرژی باارزش در فرایندهای  خود صرفه‌جویی کنید.

انواع نرم افزارهای منابع انسانی

انواع مختلفی از نرم‌افزارهای منابع انسانی وجود دارد که در خدمت سازمان‌ها برای رسیدن به اهداف مختلف هستند‌ برخی از آنها در زیر با ویژگی‌های اصلی آنها آورده شده است:

سیستم ردیابی متقاضی( ATS)

ATS یک نرم‌افزار استخدام برای منابع انسانی است که فرایند استخدام سازمان را ساده می‌کند. معمولاً وظایفی مانند ذخیره داده‌های متقاضی کار، ارسال فرصت‌های شغلی به چندین هیئت شغلی و غربالگری برنامه‌های کاربردی برای مطابقت با موقعیت‌ها را مدیریت می‌کند و درعین‌حال هزینه‌های استخدام را کاهش می‌دهد.

مدیریت عملکرد

یک پلتفرم مدیریت عملکرد برای متخصصان منابع انسانی، مدیران و کارکنان طراحی شده است تا مهارت‌های  کارکنان را ارزیابی کنند، اهداف عملکردی تعیین کنند و پیشرفت‌های آنها را برای ترغیب به آموزش کارکنان پیگیری کنند.

Onboarding

یک نرم‌افزار  شبانه‌روزی، ساده‌سازی و ردیابی فرایند معرفی افراد جدید به یک سازمان را امکان‌پذیر می‌کند. این معمولاً شامل امضاهای الکترونیکی، ردیابی آموزشی، پرسش‌نامه‌های کارکنان و سایر عملکرد‌های خودکار می‌شود تا اطمینان حاصل شود که تیم منابع انسانی تجربه کارآمدی را برای کارمندان جدید فراهم می‌کند.

سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS)

این سیستم عملکردهای منابع انسانی متعددی مانند استخدام و ردیابی متقاضیان، مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا، ذخیره داده‌های کارکنان و مشخصات کارکنان، حفظ الزامات قانونی و غیره را فراهم می‌کند.HRIS می‌تواند یک نرم‌افزار واحد باشد که می‌توانید آن را با برنامه‌های منابع انسانی اضافی ادغام کنید، یا ممکن است پایگاه‌داده مرکزی در یک سیستم نرم‌افزاری همه‌جانبه HR باشد.

تعامل کارکنان

پلتفرمی که به بهبود تعامل فردی و تیمی کمک می‌کند. مشارکت کارکنان از طریق بازخورد، مربیگری، تجزیه‌وتحلیل و اولویت‌های کاری روزمره به دست می‌آید.

مزایای یک نرم افزار منابع انسانی

به لطف هوش مصنوعی، راه‌حل‌های مدیریت منابع انسانی مزایای مختلفی دارند، اما یکی از بزرگ‌ترین آنها کاهش زمان صرف شده برای وظایف مدیریتی تکراری و کم‌تأثیر است. به‌این‌ترتیب، بخش‌های منابع انسانی می‌توانند بیشتر بر سایر مسئولیت‌های استراتژیک بلندمدت تمرکز کنند‌.

دیگر مزایای عمده سیستم‌های نرم‌افزاری منابع انسانی عبارت‌اند از:

•  فرایندهای ساده‌تر
• کاهش خطاها
• ردیابی کارکنان
• بازخورد سازنده مستمر
•  تجزیه‌وتحلیل بهتر و دقیق‌تر
• سازماندهی بهینه‌تر اسناد و داده‌های کارکنان
• حصول اطمینان از تطابق سازمان‌ها با مقررات فدرال
• بهبود در برنامه‌ریزی جانشین‌پروری

ویژگی های اصلی نرم افزار مدیریت منابع انسانی

هیچ نرم‌افزار منابع انسانی یکسان و مشابهی وجود ندارد. صنایع و مشاغل مختلف در بخش منابع انسانی خود با چالش‌های متفاوتی روبه‌رو هستید. درحالی‌که برخی از شرکت‌ها برای حقوق و مزایا نرم‌افزارهای دقیق و قدرتمند با ضریب خطای صفر می‌خواهند، برخی دیگر نیز به دنبال یک سیستم قابل‌اعتماد برای جذب، استخدام، پیگیری و نصب هزاران کارمند جدید در ماه هستند‌.

بااین‌حال، ویژگی‌های اصلی خاصی از یک نرم‌افزار منابع انسانی ایده­آل انتظار می‌رود که  می‌تواند شما را در انتخاب ایده‌آل‌ترین نرم‌افزار منابع انسانی برای کسب‌وکارتان راهنمایی کند. وضعیت سازمان خود را در نظرر بگیرید و آنچه را که از نرم‌افزار ‌منابع انسانی نیاز دارید و انتظار دارید را ارزیابی کنید؛ زیرا  کسب‌وکارهای بزرگ‌تر ممکن است یک سیستم منابع انسانی آنلاین را ترجیح می‌دهند که مشاغل متوسط ترجیح نمی‌دهند. در اینجا ویژگی‌های اصلی وجود دارد که به یافتن بهترین نرم‌افزار منابع انسانی که می‌تواند تأثیر مثبتی بر گردش­کار شما بگذارد، کمک می‌کند:

1.مدیریت حقوق ،دستمزد و مزایا

• اکثر راه‌حل‌های نرم‌افزاری منابع انسانی شامل حقوق و دستمزد و مزایا هستند. آنها به شما اجازه می‌دهند حقوق و دستمزد را مستقیماً از طریق پلتفرم اجرا کنید. توجه داشته باشید که ازآنجاکه منابع انسانی و حقوق و دستمزد اغلب جدایی‌ناپذیر هستند، اکثر مدیران منابع انسانی به دنبال راه‌حلی همه‌جانبه هستند که هر دو را شامل شود.
• اگر از قبل راه‌حل حقوق و دستمزدی دارید که از آن راضی هستید و پیشنهاد می‌کنیم نرم‌افزار منابع انسانی را جستجو کنید که بتواند با سیستم حقوق  و دستمزد شما یکپارچه شود. برای کارمندان و تیم منابع انسانی شما راحت‌تر است که از یک پلتفرم به همه دسترسی داشته باشند.

2. اتوماسیون

• یکی از بزرگ‌ترین سهولت‌هایی که نرم‌افزار منابع انسانی ارائه می‌کند، خودکار کردن کارهای تکراری برای افزایش کارایی است. به دنبال نرم‌افزاری باشید که کارِدستی را خودکار و حذف می‌کند. به‌عنوان‌مثال، برخی از ابزارهای منابع انسانی ردیابی زمان استراحت، مالیات و موارد دیگر را خودکار می‌کنند. در درازمدت در هزینه و زمان زیادی صرفه‌جویی خواهید کرد.

3. اندازه شرکت (کوچک/متوسط/کارآفرین)

• یکی دیگر از عواملی که می‌تواند به شما در یافتن بهترین نرم‌افزار منابع انسانی مناسب برای سازمانتان کمک کند، درنظرگرفتن اندازه کسب‌وکارتان است. منابع انسانی بر اساس تعداد کارکنان و اندازه شرکت به تغییرات نیاز دارد. به‌عنوان‌مثال، یک کسب‌وکار کوچک با 15 کارمند، نیازهای منابع انسانی سازمانی با 2000 کارمند را ندارد.
• سازمان‌های بزرگ‌تر ممکن است نیازهای پیچیده‌تری به منابع انسانی داشته باشند و با ویژگی‌های بیشتری از نرم‌افزار منابع انسانی نیاز داشته باشند. از سوی دیگر، کسب‌وکارهای کوچک اغلب به همه ویژگی‌های ارائه شده توسط برخی از راه‌حل‌های پیچیده HR نیاز ندارند. همچنین، فراموش نکنید که بسیاری از پلتفرم‌ها به‌ازای هر کارمند در ماه هزینه دریافت می‌کنند.

4. دسترسی به موبایل

• این یکی ساده است: بهترین نرم‌افزار منابع انسانی یک برنامه تلفن همراه رایگان دارد. این برنامه را می‌توان در سمت کارمند برای استفاده از ابزارهای سلف‌سرویس که قبلاً ذکر کردیم استفاده کرد. همچنین از جنبه اداری نیز می‌تواند سودمند باشد. این برنامه تلفن همراه برای نرم‌افزار منابع انسانی باعث می‌شود که برخی از مسئولیت‌ها دیگر به یک دفتر فیزیکی مرتبط نباشد. مدیران منابع انسانی می‌توانند وظایف را در زمان واقعی از هر نقطه، مدیریت، پیگیری و تکمیل کنند.

5. سلف‌سرویس

• پورتال سلف‌سرویس کارکنان یکی از موارد ضروری در دنیای امروز است. این امر اجازه می‌دهد تا کارکنان بدون نیاز به تماس، ایمیل، پیامک یا بازدید از بخش منابع انسانی  به اطلاعات مهم دسترسی داشته باشند. این یک صرفه‌جویی در زمان برای هر دو طرف کارمند و مدیریت است.
• در نهایت، مطمئن شوید که نرم‌افزار منابع انسانی که انتخاب می‌کنید با اهداف شما مطابقت دارد و با چالش‌هایی که با آن روبرو هستید  مطابقت دارد. اکنون، بیایید بهترین نرم‌افزار منابع انسانی را که بیشتر با نیازهای شما مطابقت دارد، یکی‌یکی بررسی کنیم و عملکردهای کلید آنها را در اختیار داشته باشیم.