بهترین مهارت های سازمانی

جستجوی کار یک فرایند طاقت‌فرسا است. کارجویان بااستعداد زیادی وجود دارند که اغلب برای همان شغلی که شما به دنبال آن هستید، رقابت می‌کنند؛ بنابراین، چه چیزی می‌تواند شما را از آن‌ها متمایز کند؟

در ابتدا ممکن است فکر کنید که مهارت‌های سازمانی چندان مهم نیستند. شاید با خود فکر کنید که آیا واقعاً مهارت‌های سازمانی سبب پیشرفت شما می‌شود؟

 به طور متوسط، آمریکایی‌ها 25 درصد از هفته کاری خود را صرف یافتن چیزهایی می‌کنند که برای انجام کارشان نیاز دارند. چیزهایی مانند منابع شرکت، راهنماها، اسناد و اطلاعات دیگر. 75٪ از آمریکایی‌های شاغل حداقل یک ساعت در روز را صرف جستجوی منابع موردنیاز برای انجام کار خود می‌کنند. این حداقل 260 ساعت حقوقی است که به‌ازای هر کارمندی که صرف انجام کارهای اشتباه در سال می‌شود. کارفرمایان به کارکنانی نیاز دارند تا کار، ارتباطات و برنامه‌ریزی خود را برای کار تیمی ارزشمند سازماندهی کنند.

مهارت سازمانی برای تیم‌ها، شرکت‌های بزرگ‌تر و نیروی کار مهم‌تر است. کارکنان اغلب مجبورند روی پروژه‌های زیادی کار کنند یا بین مناطق مختلف ارتباط برقرار کنند. چه یک مشارکت‌کننده فردی یا یک مدیر باشید، همکاران شما احتمالاً برای برقراری ارتباط و تکمیل وظایف خود به‌موقع به شما وابسته هستند.

یک رفتار تأثیرگذار به نام سازماندهی برای برنده‌شدن وجود دارد. این بدان معنی است که ما از طرز فکر و مهارت‌های حل مسئله برای سازماندهی خود استفاده می‌کنیم. با انجام این کار، ما در موقعیت بهتری قرار می‌گیریم تا به اهداف خود برسیم. مهارت‌های سازمانی به بهره‌وری، کارایی و انجام کارهای بیشتر تبدیل می‌شود. با مهارت‌های سازمانی قوی، می‌توانید خود را برای موفقیت آماده کنید.

این مقاله مهارت سازمانی کلیدی را که هر کارفرما می‌خواهد و اینکه چگونه می‌توانید از آن‌ها برای درخشش در محل کار و جستجوی شغل استفاده کنید، موردبحث قرار می‌دهد.

مهارت سازمانی چیست؟

مهارت‌های سازمانی مهارت‌های نرمی هستند که به شما کمک می‌کنند وظایفتان را مدیریت کنید، در رأس وظایف باقی بمانید و نتایج را به‌موقع ارائه دهید.

فرض کنید در طول سه ماه روی چهار پروژه کار می‌کنید و شما برای هر یک از آن پروژه‌ها با شخص متفاوتی همکاری می‌کنید. مهارت‌های سازمانی قوی در اینجا به کمک شما می‌آید. این‌گونه شما کارهای ضروری و مهم را اولویت‌بندی می‌کنید. همچنین وظایفی را که نیاز به ارتباط و همکاری دارند، مشخص خواهید کرد.

می‌توانید از یک ابزار مدیریت پروژه، یک دفترچه یادداشت یا حتی یک تقویم برای سازماندهی کار خود استفاده کنید. زمان، تلاش و منابع خود را روی کارهایی که مهم هستند متمرکز کنید. مهارت‌های سازمانی همچنین به باقی کارکنان در مسیر دستیابی به اهداف مشترک کمک می‌کند. با انجام این کار، سبب پیشرفت تیمتان خواهید شد.

اهمیت سازماندهی مؤثر چیست؟

سازماندهی مؤثر به شما کمک می‌کند تا:

1) صرفه جویی در زمان (و پول)

 زمان کمتری را صرف جستجوی اطلاعات می‌کنید، زیرا از قبل می‌دانید کجا آن‌ها را پیدا کنید. در عوض، می‌توانید این زمان را صرف انجام کارهای مهم دیگر در محل کار کنید.

2 کار باکیفیت بالا انجام دهید.

سازمان‌دهی این احتمال را کاهش می‌دهد که شما کار ضعیف‌تری ارائه دهید.

3 به یک کارمند باارزش تبدیل شوید.

مردم شما را به‌عنوان فردی قابل‌اعتماد و باهوش می‌شناسند. شما برند شخصی خود را به‌عنوان یک عملکرد بالا ساخته‌اید و مردم برای انجام کارها روی شما حساب می‌کنند.

4 ایجاد آمادگی ذهنی

 ما مغز خود را از طریق تمرین ورزیده می‌کنیم! هنگامی که برای برنده‌شدن سازماندهی شده‌اید، در موقعیت بهتری قرار می‌گیرید تا مهارت‌های آمادگی ذهنی خود را منعطف کنید.

برای مثال، فرض کنید در حال کار بر روی یک پروژه دشوار هستید. به‌عنوان مدیر پروژه، مهلت‌ها، وظایف و صاحبان پروژه را تعیین می‌کنید. اما مدیریت روابط، هدایت مشکلات و کار با مردم، نیاز به‌نوعی آمادگی ذهنی نیاز دارند.

افراد سازمان‌یافته قابل‌اعتمادتر و تحت کنترل به نظر می‌رسند و می‌توانند به‌سرعت حس اعتماد و حرفه‌ای بودن را ایجاد کنند.

انواع مهارت‌های سازمانی

مهارت‌های سازمانی به دودسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شود که در ادامه به آن می‌پردازیم.

مهارت‌های سازمانی داخلی

• مهارت‌های سازمانی داخلی، ذهنی هستند. آن‌ها به شما کمک می‌کنند تا مسائل پیچیده را تجزیه‌وتحلیل کنید تا بتوانید راه‌حل‌هایی برای آن پیدا کنید. آن‌ها مهارت‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند حتی در مواجهه با فشار، آرام بمانید.
• نمونه‌هایی از مهارت‌های سازمانی داخلی شامل تفکر خلاق، تفکر استراتژیک و غیره است. مغز شما طیف گسترده‌ای از مجموعه مهارت‌ها را دارد که در موقعیت‌های مختلف از آن‌ها استفاده می‌کند. مهم است که مهارت‌های ذهنی خود را به‌روز نگه دارید تا بتوانید در صورت نیاز به این مهارت‌ها تکیه کنید.

مهارت‌های سازمانی بیرونی

•  مهارت‌های سازمانی بیرونی، بیشتر به نحوه کار شما با افراد دیگر مربوط می‌شود. آن‌ها به شما کمک می‌کنند تا فضای کاری خود را تمیز و عاری از هرج‌ومرج نگه دارید تا انجام وظایف آسان‌تر باشد.
• نحوه تعیین جدول زمانی برای اهداف، نحوه تقسیم اهداف به وظایف قابل‌مدیریت، نحوه برقراری ارتباط و نحوه همکاری با دیگران است.
• مهارت‌های سازمانی خارجی خوب به شما کمک می‌کند به‌عنوان یک عضو تیم، خوب بازی کنید.
• برخی از نمونه‌های مهارت‌های سازمانی خارجی شامل اولویت‌بندی، مستندسازی، مدیریت گردش کار و کار تیمی است.

10  نمونه مهارت‌های سازمانی کلیدی برای رشد شغلی

اگر می‌خواهید در حرفه خود رشد کنید، به مهارت‌های سازمانی نیاز دارید. در اینجا 10 مهارت سازمانی ضروری وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا به نسخه برتر خودتان برسید.

این 10 مهارت کلیدی سازمانی شامل موارد زیر می‌شوند.

1. سازماندهی فیزیکی
2. تعیین هدف
3. مهارت‌های اولویت‌بندی
4. تصمیم‌گیری
5. تفکر و برنامه‌ریزی استراتژیک
6. همکاری
7. ارتباط مؤثر
8. مدیریت زمان
9. خودانگیختگی
10. خودمدیریتی
11. سازماندهی فیزیکی

سازماندهی فیزیکی

•  چقدر فایل‌های خود را روی کامپیوتر، میز و فضای اداری خود مرتب می‌کنید؟ آیا داده‌های خود را در پوشه‌ها و برچسب‌های فایل مرتبی که واقعاً استفاده می‌کنید، گروه‌بندی می‌کنید؟ اگر بله پس شما مهارت‌های سازمانی فیزیکی دارید.
• این مهارت به شما امکان می‌دهد زمان کمتری را برای جستجوی چیزها صرف کنید؛ زیرا از قبل می‌دانید آن‌ها کجا هستند.

تعیین هدف

• هدف‌گذاری به معنای داشتن یک برنامه عملیاتی برای هدایت و ایجاد انگیزه برای دستیابی به هدف است. این شامل تقسیم اهداف شما به واحدهای کوچک‌تر و تعیین کارهای ضروری‌تر برای انجام است.
• کارفرمایان مهارت‌های هدف‌گذاری را دوست دارند؛ زیرا عملکرد و خوش‌بینی را در محل کار بهبود می‌بخشد.

مهارت‌های اولویت‌بندی

• بیایید بگوییم که شما سه وظیفه در طول هفته دارید. اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند تا هر کار را ارزیابی کنید تا از میزان اهمیت و تعهدی که آن‌ها نیاز دارند مطلع شوید. به‌این‌ترتیب، می‌دانید ابتدا چه وظیفه‌ای را انجام دهید.
• ازآنجایی‌که هرگز زمان کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد، کارفرمایان برای افرادی که می‌دانند چگونه اولویت‌بندی کنند ارزش قائل می‌شوند.

تصمیم‌گیری

• آیا اغلب بر اساس واقعیت‌ها، نتایج را برای اتفاقات مختلف عمل پیش‌بینی می‌کنید و سپس انتخاب سودمندتر را انتخاب می‌کنید؟ اگر جواب شما مثبت است، ‌ شما مهارت تصمیم‌گیری دارید.
• تسلط بر این مهارت، احتمال عواقب انتخاب‌های ضعیف را برای یک شرکت محدود می‌کند.

تفکر استراتژیک

• تفکر استراتژیک یک مهارت حل مسئله است. این نحوه تجزیه‌وتحلیل موقعیت‌ها برای یافتن راه‌حل‌هایی برای یک مشکل در سازمان است.
• تفکر استراتژیک یک مهارت قابل‌انتقال مهم است که می‌توانید در اکثر مشاغل از آن استفاده کنید. این شما را از اجرای ساده وظایف خود کمک می‌کند.

همکاری

• همکاری بیان می‌کند که چقدر خوب با دو یا چند نفر برای رسیدن به یک هدف کار می‌کنید.
• کسب‌وکارها با کار تیمی پیشرفت می‌کنند. مهارت‌های همکاری شما ثابت می‌کند که می‌توانید در یک تیم برای رسیدن به یک هدف مشترک کار کنید.

ارتباط مؤثر

• ارتباط مؤثر شامل تبادل افکار، ایده‌ها و دانش به روشی است که گیرنده آن را درک کند. واضح صحبت کنید (بنویسید) تا گیرنده متوجه شما بشود.
• مهارت‌های ارتباطی ضعیف منجر به ازدست‌رفتن فرصت‌ها، درگیری‌های محل کار و تأخیر در جریان کار می‌شود. از هر سه پروژه، یک پروژه به دلیل ارتباط نادرست با شکست مواجه می‌شود که به میزان 62.4 میلیون دلار در سال ضرر وارد می‌کند.

مدیریت زمان

• اینکه چگونه زمان خود را بین کارها تقسیم می‌کنید، چیزهای زیادی در مورد مهارت‌های مدیریت زمان شما می‌گوید. مدیریت زمان به معنای آگاهی از مدت‌زمان انجام وظایف و تنظیم برنامه خود برای تطبیق با آن است.
• مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند کارآمدتر کار کنید؛ زیرا دقیقه‌های اضافی با ناآگاهی از بین نمی‌روند. مدیریت زمان باعث ایجاد تعادل بین کار و زندگی و رضایت در کار می‌شود.

خودانگیختگی

• خودانگیختگی آن نیروی درونی است که شما را وادار می‌کند تا ادامه دهید. این میل درونی است که باعث می‌شود شما بخواهید به یک هدف برسید، مهم نیست که چقدر غیرممکن به نظر می‌رسد.
• مدیران، وقت برای بررسی تک‌تک کارمندان ندارند، بنابراین اگر بتوانید انگیزه کار خودتان را پیدا کنید عالی است.

خودمدیریتی

• اگر مدیری برای نظارت بر کار شما نداشتید، آیا باز هم اجرا می‌کردید؟ خودمدیریتی نحوه برنامه‌ریزی، انجام و حسابرسی برای کار خود را شرح می‌دهد.
• داشتن مهارت‌های سازمانی قوی عملی است که نیاز به توسعه مداوم دارد. ممکن است یک هفته بسیار سازماندهی شده باشید و هفته دیگر هماهنگ نباشید. برای ادامه تقویت و برجسته‌کردن این مهارت‌ها در کار، تکنیک‌های زیر را امتحان کنید:

برای مدیریت پروژه داوطلب شوید.

• به‌عهده‌گرفتن مسئولیت‌های اضافی به‌خودی‌خود مستلزم سازماندهی بیشتر است. با پیشنهاد مدیریت برنامه‌ریزی و سازماندهی یک پروژه، توانایی خود را در مدیریت بسیاری از وظایف ارتقا می‌دهید.

فضای کار خود را مرتب نگه دارید.

• هر کس به روش‌های مختلف کار می‌کند. همان‌طور که گفته شد، تصویری که برای همکاران خود منعکس می‌کنید نشان می‌دهد که پیامی را منتقل می‌کند؛ و یک فضای کاری تمیز و مرتب یا یک پس‌زمینه سازمان‌دهی شده در تماس‌های مجازی شما می‌تواند بر دیدگاه شما توسط همکاران تأثیر بگذارد. به‌علاوه، مرتب نگه‌داشتن فضای خود، چه برای همکارانتان قابل‌مشاهده باشد و چه نباشد، می‌تواند از رشد توانایی سازمانی شما حمایت کند.

تقویم خود را به‌روز نگه دارید.

• این کار برنامه‌ریزی جلسات لحظه آخری، همکاری و برنامه‌ریزی را آسان‌تر می‌کند. همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا از زمان خود استفاده درست کنید.

 مهارت‌های سازمانی را به رزومه خود اضافه کنید.

• در رزومه فرصت‌های کمتری برای بیان مهارت‌های خود دارید. اما این بدان معنا نیست که شما نباید سعی کنید آن‌ها را برجسته کنید. بیش از 43 درصد از کارفرمایان به دنبال توانایی‌های سازمانی در رزومه کارجویان هستند. برجسته‌کردن مهارت‌های سازمانی می‌تواند به برجسته‌شدن رزومه شما کمک کند و شانس مصاحبه را افزایش دهد.

از این نکات برای نشان‌دادن مهارت‌های سازمانی خود در رزومه استفاده کنید.

1. یک طرح رزومه تمیز انتخاب کنید.

• رزومه‌های واضح و مختصر، مهارت‌های سازمانی را بدون ذکر آن‌ها نشان می‌دهد.

2. مهارت‌های سازمانی را ذکر کنید که با شرح شغل مطابقت دارد.

• کارفرمایان مهارت‌های سازمانی خاصی را برای برخی از نقش‌ها ترجیح می‌دهند و آن‌ها را در شرح شغل درج می‌کنند. به‌عنوان‌مثال، در آگهی شغلی خود برای یک مدیر بازاریابی دیجیتال، همکاری را به‌عنوان یک مهارت موردنیاز فهرست می‌کنیم. اگر می‌خواهید برای این نقش درخواست دهید، بهتر است که مهارت‌های همکاری خود را در رزومه خود برجسته کنید.

3. از مهارت‌های سازمانی خود برای توصیف خود در بخش خلاصه استفاده کنید.

• کارفرمایان به طور متوسط ​​هفت ثانیه را صرف بررسی رزومه می‌کنند. بخش خلاصه اولین قسمتی است که آن‌ها به آن نگاه می‌کنند؛ زیرا معمولاً در بالای رزومه قرار دارد و موقعیت متقاضی را خلاصه می‌کند.
• در بخش خلاصه رزومه، خود را با مهارت‌های سازمانی کلیدی توصیف کنید.

4. مهارت‌های سازمانی خود را در قسمت تجربه بنویسید.

• بخش تجربه جزئیات بیشتری در مورد کاری که در آن کار انجام داده‌اید ارائه می‌دهد. نشان دهید که چگونه از مهارت‌های سازمانی خود برای دستیابی به نتایج استفاده کرده‌اید.

چگونه مهارت‌های سازمانی خود را در مصاحبه برجسته کنیم؟

کارفرمایان ممکن است در طول مصاحبه در مورد مهارت‌های سازمانی شما بپرسند. در اینجا نحوه برجسته‌کردن آن‌ها آورده شده است.

1. در مورد نحوه استفاده از مهارت‌های سازمانی خود در شغل قبلی صحبت کنید.

• مصاحبه‌کنندگان ترجیح می‌دهند بدانند که چگونه مهارت‌های سازمانی خود را پیاده‌سازی کرده‌اید. به آن‌ها در مورد نقشی که در کارهای قبلی خود بازی کرده‌اید بگویید.
• در مقیاس بزرگ یا کوچک فرقی نمی‌کند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است یک تیم 4 نفره را رهبری کرده باشید.
• با یک عبارت اطمینان‌بخش مانند “سازمان در شغل قبلی من بسیار مهم بود” شروع کنید. سپس به نحوه تقسیم اهداف به واحدهای کوچک‌تر، فرایند برنامه‌ریزی، نحوه واگذاری وظایف و هر قدم دیگری که برای موفقیت برداشته‌اید اشاره کنید.

2. در مورد چگونگی استفاده از مهارت‌های سازمانی خود در زندگی شخصی خود صحبت کنید.

• اگر به‌تازگی از دانشگاه خارج شده‌اید، احتمالاً تجربه کمی دارید. در اینجا، از تجربه شخصی استفاده کنید تا ثابت کنید که سازماندهی مؤثر یکی از شایستگی‌های اصلی شماست. این زمان خوبی است تا در مورد آن سفر خانوادگی یا هر چیز دیگری که برنامه‌ریزی کرده‌اید به آن‌ها بگویید. به یاد داشته باشید مواردی را که اشتباه پیش رفتند و نحوه برخورد با آن‌ها را نیز درج کنید.

اگر کارفرما مهارت‌های سازمانی شما را نپرسد چه می‌‌شود؟

• اگر مدیر استخدام شما مهارت‌های سازمانی شما را نمی‌پرسد، از آن‌ها سؤال کنید تا فرصتی برای بحث در مورد مهارت‌های خود ایجاد کنید. سؤالات زیادی وجود دارد که باید از مدیر استخدام خود بپرسید، اما می‌توانید این را امتحان کنید:
•  “آیا می‌توانید برخی از پروژه‌های در حال انجام را توضیح دهید که من در این پروژه کمک کنم؟”
• این بحث به شما فرصتی می‌دهد تا در مورد نحوه مدیریت پروژه‌ها صحبت کنید و در این فرایند می‌توانید در مورد مهارت‌های سازمانی خود صحبت کنید.
• از کلمه “من” برای تأکید بر نقش‌هایی که بازی کرده‌اید استفاده کنید. همچنین از کلمات کلیدی مهارت‌های سازمانی مانند “همکاری”، “برنامه‌ریزی‌شده”، “استراتژی شده” و غیره برای تأیید مهارت‌های خود استفاده کنید.

 چگونه مهارت‌های سازمانی خود را ارتقا دهیم؟

بسیاری از شرکت‌ها آموزش‌های سازمانی را برای آموزش این مهارت‌ها انجام می‌دهند. اما با این نکات می‌توانید مهارت‌های سازمانی خود را به‌تنهایی بهبود بخشید.

 کار خود را ارزیابی کنید تا بدانید چقدر سازماندهی شده‌اید و کجا باید پیشرفت کنید.

فضای کاری فیزیکی و دیجیتالی را مرتب نگه دارید.

دستورالعمل‌ها و اطلاعات ارزشمند را مستند کنید تا به شما در رعایت مهلت‌های زمانی کمک کند.

برای دسترسی آسان اسناد خود را در پوشه‌ها گروه‌بندی کنید.

یک تقویم شخصی داشته باشید و از مهلت‌های کاری خود جلوگیری کنید.

وظایف خود را بر اساس اهمیت و کارهای فوری اولویت‌بندی کنید.

حداقل 10 دقیقه را صرف برنامه‌ریزی روز و برنامه‌ریزی فعالیت‌های خود کنید.

همه می‌توانند سازماندهی کنند. مهارت‌های سازمانی برای همه ذاتی نیست، اما همه ما می‌توانیم سازماندهی را یاد بگیریم.

با ارزیابی خود شروع کنید تا بدانید در حال حاضر چه مهارت‌هایی دارید. به‌این‌ترتیب، یاد خواهید گرفت که کجا باید پیشرفت کنید.

اگر در تلاش برای ایجاد مهارت‌های سازمانی خود هستید، یک مربی می‌تواند به شما کمک کند. با سرمایه‌گذاری روی خود، یک‌قدم به رسیدن به نسخه بهتر خودتان نزدیک‌تر خواهید بود.

کلام آخر:

مهارت‌های سازمانی یکی از کلیدی‌ترین مهارت‌ها در دنیای کار است. همان‌طور که در این مقاله بررسی کردیم، این مهارت‌ها همواره می‌توانند سبب پیشرفت شما حتی سبب موفقیت تیمی شود که در آن مشغول به کار هستید؛ بنابراین، مهارت‌های سازمانی را هرگز دست‌کم نگیرید.

سؤالات متداول:

مهارت سازمانی چیست؟

مهارت‌های سازمانی مهارت‌های نرمی هستند که به شما کمک می‌کنند وظایفتان را مدیریت کنید، در رأس وظایف باقی بمانید و نتایج را به‌موقع ارائه دهید.

انواع مهارت‌های سازمانی

مهارت‌های سازمانی به دودسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شود.

10 مهارت کلیدی سازمانی

سازماندهی فیزیکی

تعیین هدف

مهارت‌های اولویت‌بندی

تصمیم‌گیری

تفکر و برنامه‌ریزی استراتژیک

همکاری

ارتباط مؤثر

مدیریت زمان

خودانگیختگی

خودمدیریتی

چگونه مهارت‌های سازمانی خود را در مصاحبه برجسته کنیم؟

1. در مورد نحوه استفاده از مهارت‌های سازمانی خود در شغل قبلی صحبت کنید.
2. در مورد چگونگی استفاده از مهارت‌های سازمانی خود در زندگی شخصی خود صحبت کنید.

چگونه مهارت‌های سازمانی خود را ارتقا دهیم؟

بسیاری از شرکت‌ها آموزش‌های سازمانی را برای آموزش این مهارت‌ها انجام می‌دهند. اما با این نکات می‌توانید مهارت‌های سازمانی خود را به‌تنهایی بهبود بخشید.

​